Документи за регистрация на фирма в България

Регистрацията на фирма в България изисква подготовка на определен комплект от документи. Точният набор зависи от правната форма на дружеството (ЕООД или ООД), но основните елементи са общи и включват учредителен документ, протоколи, декларации и банково удостоверение.

Правилната подготовка на документите е от ключово значение — грешки или непълноти са най-честата причина за отказ от страна на Търговския регистър. Отказът означава загуба на време и повторно плащане на държавната такса.

В тази статия ще разгледаме подробно всеки документ — какво съдържа, кой го подписва, и какви са изискванията за формат и съдържание.

Общ преглед на документите

За ЕООД:

1. Учредителен акт
2. Препис от учредителния акт / дружествения договор с заличени лични данни (ЕГН и адреси), с изключение на данните, изискуеми по закон — съгласно чл. 20, ал. 1, б. „б" от Наредба № 1.
3. Протокол-решение на едноличния собственик
4. Спесимен от подписа на управителя
5. Декларация по чл. 13, ал. 4 от ЗТР
6. Декларация по чл. 141, ал. 8 и ал. 9 от ТЗ
7. Декларация по чл. 142 от ТЗ
8. Банково удостоверение за внесен капитал

За ООД — списъкът е аналогичен, но вместо учредителен акт се изготвя дружествен договор, а вместо протокол-решение — протокол от учредително събрание.

Подробен списък на необходимите документи

Учредителен акт (ЕООД) / Дружествен договор (ООД)

Това е основополагащият документ на дружеството — своеобразната му „конституция". Той определя всички основни параметри на бизнеса.

Учредителният акт (при ЕООД) задължително съдържа:

• Наименование на дружеството (на кирилица, с възможност за латинска транслитерация)
• Седалище и адрес на управление
• Предмет на дейност (описание на бизнес дейността)
• Размер на капитала (мин. 1 EUR)
• Брой и номинална стойност на дяловете
• Име и данни на управителя
• Начин на представителство
• Срок на дружеството (ако е ограничен; обикновено е „неограничен")

Дружественият договор (при ООД) съдържа всичко горепосочено, плюс:

• Имена и данни на всички съдружници
• Разпределение на дяловете между съдружниците
• Правила за свикване и провеждане на общо събрание
• Мнозинства за вземане на решения
• Условия за прехвърляне на дялове
• Процедура за напускане и приемане на съдружници

Протокол-решение (ЕООД) / Протокол от учредително събрание (ООД)

Протоколът-решение (при ЕООД) е документът, с който едноличният собственик формално взема решение за:

• Учредяване на дружеството
• Приемане на учредителния акт
• Определяне на управител
• Определяне на адреса на управление

Протоколът от учредителното събрание (при ООД) документира решенията на всички съдружници:

• Решение за учредяване
• Приемане на дружествения договор
• Избор на управител(и)
• Определяне на адреса на управление
• Подписи на всички присъстващи съдружници

Спесимен от подписа на управителя

Спесименът е образец от подписа на управителя, който Търговският регистър съхранява за справка. Нотариалната заверка на спесимена е задължителна независимо от начина на подаване — подписването само с КЕП не е достатъчно.

Декларация по чл. 13, ал. 4 от ЗТР

С тази декларация заявителят потвърждава, че:

• Заявените за вписване обстоятелства са истинни
• Представените документи са автентични
• Заявителят е наясно с отговорността за неверни данни

Подписва се от заявителя — обикновено собственикът (при ЕООД) или упълномощено лице.

Декларация по чл. 141, ал. 8 и ал. 9 от ТЗ

Декларация от управителя, с която потвърждава, че:

• Не е осъждан за определени престъпления (измама, кражба, документни престъпления и др.)
• Не е бил управител на дружество, прекратено поради несъстоятелност, ако са останали неудовлетворени кредитори
• Отговаря на всички законови изисквания за заемане на длъжността управител

Декларация по чл. 142 от ТЗ

Декларация за липса на забрана за конкурентна дейност. Управителят декларира, че:

• Не извършва конкурентна дейност от свое или от чуждо име
• Не е съдружник или управител в друго дружество със сходен предмет на дейност
• Или има изрично съгласие от собственика/общото събрание за такава дейност

Банково удостоверение за внесен капитал

Удостоверение, издадено от банката, което потвърждава, че записаният капитал (мин. 1 EUR) е внесен по набирателна сметка. Документът се издава от банката след внасяне на капитала и обикновено е готов в рамките на 1–2 работни дни.

Как да подготвите документите

Подготовката на документите е може би най-отговорната стъпка от целия процес на регистрация. Имате три основни варианта за подготовка.

Вариант 1: С Firmify (препоръчително)

Firmify автоматизира целия процес по подготовка на документи:

1. Попълнете данните — въведете информация за фирмата, собственика и управителя в нашия интуитивен съветник
2. Прегледайте документите — системата генерира всички необходими документи автоматично
3. Подпишете с КЕП — подпишете документите електронно чрез Evrotrust или друг доставчик на КЕП
4. Подгответе за подаване в ТР — документите са подготвени за преглед, подписване и последващо подаване в Търговския регистър

Предимства:

• Шаблоните се преглеждат и поддържат периодично спрямо изискванията
• Намалявате риска от пропуски и технически грешки при подготовката
• Готово за минути, не за дни
• Често е по-достъпно от изцяло ръчна подготовка с външна помощ

Вариант 2: С адвокат

Можете да наемете адвокат, специализиран в търговско право, за изготвяне на документите. Хонорарът обикновено е между 100 и 250 EUR, в зависимост от сложността и града.

Вариант 3: Самостоятелно

Можете да подготвите документите сами, използвайки шаблони от интернет или юридическа литература. Този вариант е най-евтин, но носи най-висок риск от грешки.

Подписване на документите

Подписването е финалната стъпка преди подаване в Търговския регистър. Начинът на подписване зависи от избрания метод за подаване — електронно или на хартия.

Подписване с КЕП (електронно подаване)

При електронно подаване документите се подписват с квалифициран електронен подпис (КЕП) от съответните лица. КЕП има правната сила на саморъчен подпис и се приема от държавните институции.

Документи, които трябва да бъдат подписани с КЕП:

• Учредителен акт / Дружествен договор — подписва се от собственика (ЕООД) или всички съдружници (ООД)
• Протокол-решение / Протокол от учредително събрание — подписва се от лицата, които вземат решението
• Декларация по чл. 13, ал. 4 ЗТРРЮЛНЦ — подписва се от заявителя
• Декларации по чл. 141, ал. 8 и ал. 9 ТЗ и чл. 142 ТЗ — подписват се от управителя
• Заявление А4 — подписва се от заявителя

Важно: Спесименът от подписа на управителя изисква задължителна нотариална заверка дори при електронно подаване — подписването само с КЕП не е достатъчно.

При прикачване на документи в електронното заявление, за всеки документ трябва да бъде отбелязан чек-боксът „Оригинал". При електронно подаване с КЕП документите се считат за оригинали съгласно чл. 13, ал. 6 от ЗТРРЮЛНЦ.

Доставчици на КЕП

Най-популярните доставчици на КЕП в България:

• Evrotrust — мобилно приложение, издаване за 5–10 минути, ~15–25 EUR/год.
• B-Trust (Борика) — мобилно приложение или смарт карта, облачен или хардуерен КЕП (пакети от ~3 EUR/мес. до ~59 EUR/год.)
• InfoNotary — смарт карта, ~25 EUR/год.
• StampIT — облачен КЕП, ~15 EUR/год.

Подписване на хартия (нотариална заверка)

При хартиено подаване спесименът обичайно се представя с нотариална заверка на подписа:

• Спесимен от подписа на управителя — задължителна нотариална заверка

Останалите документи се подписват на хартия от съответните лица. Ако за конкретен случай има допълнително изискване за заверка, следвайте указанията на Агенция по вписванията или правна консултация.

Какво изисква нотариална заверка?

При посещение при нотариус ще ви трябва:

• Документът, който ще се заверява (2 екземпляра)
• Документ за самоличност (лична карта или паспорт)
• Такса за нотариалната заверка (~3 EUR на подпис)

Съвети и чести грешки

Правилната подготовка на документите е ключова за успешна регистрация от първия опит. Ето най-честите грешки и съвети как да ги избегнете.

Чести грешки при подготовка на документите

1. Несъответствие на имена и данни — Името на фирмата, адресът или данните на собственика трябва да бъдат абсолютно еднакви във всички документи. Дори малка разлика (напр. различно изписване на адреса) може да доведе до отказ.

2. Липсващи декларации — Всички три декларации (чл. 13 ЗТР, чл. 141, чл. 142 ТЗ) са задължителни. Пропускането на която и да е от тях води до указания за отстраняване и забавяне.

3. Грешен предмет на дейност — Прекалено тесен предмет може да ви ограничи в бъдеще. Прекалено общ без конкретика може да бъде отхвърлен. Оптималният вариант е комбинация от конкретни дейности и обща формулировка.

4. Неправилен формат на документите — При електронно подаване документите трябва да бъдат в PDF формат, подписани с КЕП. Документи в Word или сканирани изображения не се приемат.

5. Остарели шаблони — Шаблоните, намерени в интернет, може да са базирани на вече отменени или променени разпоредби. Винаги проверявайте актуалността.

Проверете актуалните такси на portal.registryagency.bg.

Съвети за спестяване на време

• Подгответе всичко предварително — съберете всички данни (ЕГН, адреси, описание на дейност) преди да започнете с документите
• Използвайте електронно подаване — спестявате 28 EUR от таксата и дни в чакане
• Открийте набирателната сметка навреме — банковото удостоверение може да отнеме 1–2 работни дни
• Запазете името предварително — ако не сте сигурни кога ще подадете заявлението, запазването ви дава 6 месеца спокойствие

Как Firmify помага

Firmify помага да намалите част от горните рискове чрез:

• Автоматично генериране — документите се създават на базата на вашите данни, без ръчно писане
• Вградена валидация — системата проверява за непълноти и несъответствия преди генериране
• Актуални шаблони — шаблоните се поддържат и преглеждат периодично спрямо изискванията на Търговския регистър
• Подписване с КЕП — интеграция с Evrotrust за бързо и лесно подписване
• Единен процес — от попълване на данни до готови документи за подаване — всичко на едно място