Как да използвате счетоводния модул на Firmify

Какво прави счетоводният модул на Firmify?

Firmify предлага пълен счетоводен модул, с който собственикът на малка фирма може сам да води книжата си — без да е счетоводител. Модулът обхваща:

• Сметкоплан — предварително попълнен при настройката
• Счетоводни периоди — месечно или тримесечно групиране на транзакциите
• Главна книга (Дневник) — всички финансови движения
• Фактури за продажби и покупки
• ДДС периоди и справки
• Финансови отчети — баланс, ОПР, оборотна ведомост

Четирите основни понятия

Преди да започнете, разберете тези четири понятия:

1. Сметка

Сметката е категория, в която се записват финансови операции. Примери: "Приходи от продажби" (сметка 703), "Каса" (501), "ДДС за внасяне" (4532). При настройка Firmify създава стандартен сметкоплан по НСС автоматично.

2. Счетоводен период

Периодът обхваща транзакциите за даден месец (или тримесечие). Трябва да имате отворен период, преди да можете да въвеждате записи. В края на месеца периодът се затваря — след това не може да се редактира.

3. Счетоводен запис (в Дневника)

Всяко финансово събитие се отразява като запис с дата, описание и поне два реда: един дебит и един кредит. Дебитът и кредитът трябва да са равни. Firmify създава записите автоматично при въвеждане на фактури — рядко ще трябва да добавяте записи ръчно.

4. Фактура

Фактурата е документ за продажба (издавате на клиент) или покупка (получавате от доставчик). Всяка записана фактура автоматично генерира счетоводен запис и се включва в ДДС периода.

Стъпка по стъпка: Първи месец

Стъпка 1: Настройте счетоводството

Отидете на /accounting/setup и изберете типа на ДДС регистрация:

• Чл. 97а — онлайн услуги за международни клиенти, без 20% ДДС
• Стандартна (20%) — услуги и стоки в България
• Без ДДС — под прага или освободен

Натиснете "Настрой моите книги". Firmify създава сметкоплан, счетоводен период и ДДС период автоматично.

Стъпка 2: Добавете банкова сметка

Отидете на Банкови сметки и добавете IBAN-а на фирмата. Това ще е необходимо при издаване на фактури и при банков импорт.

Стъпка 3: Добавете контрагенти

Контрагентите са вашите клиенти и доставчици. Отидете на Контрагенти и добавете поне основните.

Стъпка 4: Въведете фактурите

• Продажби → Счетоводство → Фактури → Нова фактура
• Покупки → Счетоводство → Покупки → Нова покупка

За всяка фактура въведете: контрагент, дата, номер (за покупки — номера от доставчика), артикули/услуги и ДДС ставка.

Стъпка 5: Прегледайте ДДС периода

Отидете на ДДС и отворете текущия период. Проверете дали всички фактури са включени в дневниците за покупки и продажби. Изтеглете XML файл за НАП и подайте справката-декларация до 14-то число на следващия месец.

Стъпка 6: Затворете периода

В края на месеца отидете на Периоди и затворете счетоводния период. Проверете, че нямате записи в статус ЧЕРНОВА.

Кога все пак ви трябва счетоводител?

Firmify е подходящ за самостоятелна работа, когато:

• Нямате служители
• Имате до 50 транзакции месечно
• Дейността е еднородна (напр. само консултантски услуги)

Препоръчваме да наемете счетоводител за:

• Годишен финансов отчет (ГФО) — изисква подпис на лицензиран счетоводител
• Ако имате служители (ведомости за заплати, осигуровки)
• При регистрация по ЗДДС с пълна ставка
• При данъчна ревизия