1. Какво представлява счетоводният модул

Firmify е направен за хора, които не са счетоводители. Вие въвеждате какво сте продали и какво сте купили, а системата сама създава счетоводните записи, изчислява ДДС и подготвя справките.

Модулът покрива целия цикъл на водене на книгите:

2. Достъп, роли и избор на фирма

Работата в модула е организирана по фирми. Ако управлявате повече от една фирма или работите като счетоводител, най-отгоре в страницата има превключвател на фирма (Company Switcher), който показва името, ЕИК-а и ролята ви.

Има три роли:

Ключови правила:

• Само счетоводител може да осчетоводява (бутон „Осчетоводи“) и да одобрява записи, изпратени за одобрение.
• Само собственик управлява достъпа, автоосчетоводяването и управлявания план.
• Наблюдателите виждат всичко, но не могат да редактират.

Покана за достъп: Счетоводство → Настройки → Достъп (/accounting/settings/access). Въведете имейл и роля (счетоводител или наблюдател). Собственикът може да отнеме достъп по всяко време.

3. Първоначална настройка

Стъпка 1: Настройте книгите (Self-Setup)

Отидете на Счетоводство → Настройка (/accounting/setup) и изберете:

• Тип фирма: фирма или свободна професия
• ДДС регистрация:
• Без ДДС — под прага за регистрация
• Стандартна (20%) — регистрирани по ЗДДС
• Чл. 97а — B2B услуги към фирми от ЕС (или услуги, получени от чужбина)
• За свободни професии: вид дейност по НАП (25% общ режим, 40% за адвокати и нотариуси, 60% за регистрирани земеделски стопани) и осигурителен доход (550,66–2 111,64 €/мес. до 31.07.2026 г.; 620,20–2 300 €/мес. от 01.08.2026 г.)

Натиснете „Настрой моите книги“. Firmify автоматично създава:

• ✅ Сметкоплан по Националния сметкоплан (НСС) — фирмен или за свободна професия
• ✅ Текущ счетоводен период
• ✅ ДДС период за текущия месец (ако сте регистрирани по ДДС)
• ✅ Календар с крайни срокове (данъци, декларации, осигуровки)

Ако за избрания режим е нужна регистрация по ДДС, системата показва бутон към /vat/new за подаване на заявление.

Стъпка 2: Прегледайте началните екрани

При първо влизане виждате кратка 5-стъпкова обиколка (/accounting/start): какво е сметкоплан, как да отворите период, избор на първо действие и чеклист за първия месец. Може да я пропуснете — няма да се покаже отново.

Стъпка 3: Добавете банкова сметка и контрагенти

• Банкови сметки (/accounting/bank-accounts) — добавете IBAN, банка и валута. Нужни са за фактурите и банковото съгласуване.
• Контрагенти (/accounting/counterparties) — клиентите и доставчиците с ЕИК/ДДС номер. Задължителни са за ДДС дневниците и VIES.

4. Начален екран и първи стъпки

Началният екран (/accounting) е обобщение на всичко важно:

• Кратки статистики — сметки, отворени и затворени периоди, последни записи
• Чеклист за първия месец — сметкоплан → период → банкова сметка → първа транзакция → подадено ДДС
• Карти за внимание — напр. „няма отворен период“ или предстоящи задачи
• Чакащи одобрение — записи в статус „Чака одобрение“ (виждат се от собственика и счетоводителя)
• Графики — приходи срещу разходи по месеци и тенденция на приходите
• Финансови коефициенти — ликвидност, задлъжнялост, марж, среден срок на събиране

Ако управлявате няколко фирми като счетоводител, началният екран ви препраща към Клиенти (/accounting/clients), където е обобщението за всички фирми.

5. Основни данни: сметки, периоди, контрагенти, банка

Сметкоплан

/accounting/accounts — йерархията от сметки по НСС. Можете да:

• Заредите НСС по подразбиране с един бутон („Зареди НСС по подразбиране“)
• Добавяте, редактирате и деактивирате сметки (код, име, тип, категория, родителска сметка)
• Филтрирате по тип и превключвате между дървовиден и плосък изглед

Сметка, по която вече има записи, не може да бъде изтрита — само деактивирана.

Счетоводни периоди

/accounting/periods — периодите групират записите (обикновено календарна година). Можете да създавате, затваряте и отваряте отново периоди.

Затварянето не е просто бутон — системата първо проверява за:

• чернови на счетоводни записи
• записи, чакащи одобрение
• невъздадени (чернови) фактури за продажби и покупки

Ако има такива, ще видите списък с пречки и връзки към тях (проверка за готовност). Затворен период не приема нови записи — това е защита срещу случайни промени в приключени години.

Контрагенти

/accounting/counterparties — клиенти и доставчици с име, ЕИК, ДДС номер, адрес, държава, IBAN, банка, имейл и телефон. Отбележете „Приема електронна фактура“, ако контрагентът може да получава фактури по електронен път. Контрагент с осчетоводени операции не се изтрива.

Банкови сметки

/accounting/bank-accounts — IBAN, валута, банка и BIC. От всеки ред може да отворите „Съгласуване“ (вижте раздел 9).

6. Журнал (счетоводни записи)

Журналът (/accounting/journal) е главната книга — всички финансови движения. Повечето записи се създават автоматично от фактурите, но можете да въвеждате и ръчни.

Нов запис

/accounting/journal/new:

1. Дата, описание и период (само отворени периоди)
2. Редове с дебит и кредит — избирате сметка, сума, контрагент и описание
3. Индикаторът показва дали записът е балансиран (дебит = кредит)
4. Ако имате запазени шаблони за повтарящи се операции (наем, лизинги, амортизации), ги зареждате с едно кликване

Типове записи: обикновен (MANUAL), корекция (CORRECTION), начисление (ACCRUAL), сторно (REVERSAL) и начално салдо (OPENING).

Работен поток и статуси

• Счетоводителят може директно да осчетоводи чернова.
• Собственикът може да изпрати черновата за одобрение от счетоводител.
• Осчетоводен запис не се редактира — сторнира се („Сторнирай“), което създава обратен запис и маркира оригинала като сторниран.

7. Фактури за продажби

/accounting/invoices — списък с филтри по статус, дата и контрагент.

Създаване и издаване

1. Нова фактура → изберете клиент, банкова сметка, дата (падежът се предлага автоматично), валута и ДДС ставка (20%, 9% или 0%/освободена)
2. Добавете редове чрез редактора — описание, количество, единична цена; можете да запазите често използвани редове
3. Прегледайте и натиснете „Издай“

При издаване Firmify:

• създава осчетоводен запис (приход 701, вземане 411, ДДС 4532)
• добавя реда в ДДС дневника за месеца
• изисква отворен ДДС период за месеца на данъчното събитие
• генерира и архивира UBL 2.1 XML и номерира фактурата

Номерацията е пореден десетразряден номер по чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС (серията може да е месечна, например 2608000001) и се създава автоматично.

Данъчно третиране

Системата определя режима по клиента и доставката:

Във VIES декларацията влизат предимно доставките с режими K и AE.

Други действия

• PDF — изтегляне на фактурата
• Копирай като нова — за повтарящи се фактури
• Отбележи като платена — създава платежен запис
• Кредитно / дебитно известие — корекция на издадена фактура (оригиналът не се изтрива или анулира — коригира се с известие)
• Подай към СЕФ — когато електронният канал е активиран; статусите се проследяват автоматично

📘 Подробно ръководство: Как се издава фактура за продажба →

8. Фактури за покупки

/accounting/purchases — същият модел като продажбите, но за входящи фактури.

1. Нова фактура покупка → доставчик, дата, валута, номер от доставчика, редове и ДДС
2. Бутонът „Сканирай фактура“ може да разчете снимка, PDF или DOCX и да попълни черновата автоматично (функция на AI помощника)
3. „Издай“ осчетоводява: разход (6xx), задължение (401) и ДДС за прихващане (4531)

Издадена покупка може да бъде анулирай — системата създава обратен запис и премахва ДДС записа. Както при продажбите, черновите се редактират, а издадените документи не се променят.

📘 Подробно ръководство: Как се въвежда фактура за покупка →

9. Банков импорт и съгласуване

Импорт на извлечение

/accounting/integrations/bank-import приема:

• BNB XML
• Fibank CSV
• общ CSV (с автоматично разпознаване на формата)

Качете файла, прегледайте разчетените редове и потвърдете. Ако използвате отворено банкиране (PSD2), транзакциите могат да се синхронизират и автоматично.

Съгласуване

От Банкови сметки → Съгласуване (/accounting/bank-accounts/[id]/reconcile) виждате две колони: банкови редове и счетоводни записи. Маркирате двойките („Съгласувай“) или отменяте съответствие. За несъответстващ разход можете директно да създадете фактура покупка с предварително попълнени дата, сума и описание.

📘 Подробно ръководство: Банков импорт и съгласуване →

10. ДДС: периоди, дневници и декларация

Периоди и дневници

/accounting/vat — създавате месечен ДДС период („Нов период“). Статусите са Отворен → Затворен → Подаден. Всички издадени фактури и покупки влизат автоматично в:

• Дневник покупки — покупки, внос, митница, самоначисляване
• Дневник продажби — продажби, дебитни и кредитни известия
• Справка-декларация — изчислява ДДС за внасяне или за възстановяване

Преди да затворите периода, прегледайте двата дневника — това е моментът да хване липсваща фактура.

Обратно начисляване и ratio

• Обратно начисляване (услуги от ЕС) — създава двойка записи „самоначисляване“ (начислен и приспаднат ДДС), нетният ефект е нула
• Pro-rata — ако имате едновременно облагаеми и освободени доставки, конфигурирате коефициент и системата изчислява приспадащия се и неприспадащия се ДДС

Подаване към НАП

След като периодът е затворен:

1. Изтеглете експорта на данните (XML) от „НАП експорт“ или директно от ДДС периода
2. Подайте в портала на НАП — ръчно или чрез софтуера на НАП (официалните TXT файлове)
3. Следете статуса на подаването: Изчаква → Обработва се → Изчаква потвърждение → Подаден → Потвърден (или „Неуспешно“ с възможност за повторен опит)
4. Въведете входящия номер от НАП, за да потвърдите получаването

VIES (Приложение 4) се подава месечно, заедно със справка-декларацията — системата събира доставките с режими K и AE.

📘 Подробно ръководство: ДДС справка-декларация →

11. Справки, финансови отчети и ГФО

/accounting/reports е центърът на справките:

Справките имат експорт в CSV, а пълният набор данни може да се изтегли като Excel, CSV или JSON от одитния експорт (раздел 15). Разширени справки като парични потоци, AR/AP aging, сравнителни отчети, XBRL и анализ по сегменти се достъпват чрез API-то за счетоводни фирми.

Годишен финансов отчет (ГФО)

/accounting/reports/gfo:

1. Изберете година
2. Системата определя размера на предприятието (микро, малко, средно, голямо) по критериите за активи, приходи и служители
3. Генерирайте готовите документи като DOCX: Баланс, ОПР, Парични потоци, Промени в капитала, Пояснения
4. За микро предприятия някои отчети са скрити; за средни и големи системата показва, че е нужен квалифициран счетоводител

📘 Подробно ръководство: Годишен финансов отчет с Firmify →

12. Дълготрайни активи и амортизации

/accounting/assets — за компютри, коли, машини, оборудване и сгради:

1. Нов актив — име, дата и стойност на придобиване, полезен живот (месеци), остатъчна стойност, сметка
2. Метод: линеен или намаляващ баланс
3. „Начисли амортизация“ — системата осчетоводява разхода (603) и натрупаната амортизация; виждате и история по актив

Справката данъчни амортизационни групи (/accounting/assets/tax-schedule) сравнява счетоводната с данъчната амортизация по данъчните амортизационни норми на ЗКПО.

⚠️ Амортизацията не се начислява автоматично по график — пускате я ръчно за съответния период.

📘 Подробно ръководство: Дълготрайни активи →

13. Заплати, служители и служебен портал

Калкулатор и заплати

/accounting/payroll:

1. Нова заплата — име, ЕГН, длъжност, година, месец и брутна заплата (може и на партида за няколко служители)
2. Вграденият калкулатор изчислява по актуалните стойности:

• осигуровки за сметка на работодателя (ДОО, ЗО, ДЗПО, ТЗПБ)
• осигуровки за сметка на служителя
• данък върху доходите (10%)
• чиста заплата

3. Създава се счетоводен запис за заплатата

След заплащане на партида се генерират Д1 и Д6 декларации, които можете да подадете през НАП (ръчно или асистирано — със същите статуси като ДДС подаването).

Служебен портал

/accounting/employee е самостоятелен портал за служителите:

• Фишове за заплата — преглед и изтегляне по години
• Отпуски — заявка за отпуск (платен, неплатен, болничен) и история на одобренията
• Трудово досие — искане на документи, служебни бележки и данъчни удостоверения (УП-2/УП-3), изтегляне на трудовия договор

Достъпът е чрез въвеждане на ЕГН за сесията — данните не се съхраняват трайно в браузъра.

📘 Подробно ръководство: ТРЗ в Firmify →

14. Календар на сроковете, данъци и годишно приключване

Календар и известия

/accounting/compliance — генерирайте сроковете за годината („Генерирай срокове“) и следете статусите: Предстоящ → За издаване → Просрочен → Изпълнен (или пропуснат). Сроковете включват ДДС, осигуровки, годишни декларации, ГФО, НСИ, БУЛСТАТ, декларация за действителен собственик и други. За свободни професии има отделна карта с осигурителния доход и вноските.

Данъчни загуби

/accounting/compliance/tax-loss — проследява преноса на данъчни загуби (до 5 години, погасяване по ред на възникване). Виждате за всяка година колко е използвано и колко остава.

Данъчно приключване

/accounting/tax-closing — помощник за корпоративния данък: от счетоводния резултат през корекциите до данъчната основа и дължимия данък (10%), с предложение за счетоводен запис за начисляване.

Данъчна декларация за свободни професии

/accounting/tax-return — годишната декларация по чл. 50 ЗДДФЛ само за свободни професии: приходи, нормативно признат разход, осигуровки, данък и крайна сума. Може да се принтира или подаде през НАП.

Годишно приключване — ред на действие

1. Въведете всички фактури и извлечения за годината
2. Проверете и затворете ДДС периодите
3. Осчетоводете и одобрите всички записи (без чернови и чакащи)
4. Начислете амортизациите и заплатите за декември
5. Затворете счетоводния период в „Периоди“
6. Генерирайте и подпишете ГФО
7. Проверете справките — оборотна ведомост, ОПР, баланс

📘 Подробно ръководство: Как се затваря счетоводен период →

15. Интеграции, експорти и API

/accounting/integrations събира всички връзки с външни системи:

За разработчици и счетоводни фирми

• API с ключ за счетоводители — достъп до фирми, журнал, фактури, ДДС и годишни данни за няколко клиента, с лимити на заявките
• Webhooks — събития като издадена фактура, осчетоводен запис, затворен период и затворен ДДС период могат да задействат външни системи
• UBL 2.1 — входящи и изходящи електронни фактури

16. AI помощник (Copilot)

Copilot е набор от AI функции, които се активират според плана ви. Всички те са с човешки контрол — помощникът предлага, вие решавате.

• Сканиране на документи (/accounting/copilot/inbox) — качете снимка, PDF или DOCX на фактура и получете разчетени данни и чернова за покупка, с оценка за увереност
• Предложения за банкови транзакции — при банков импорт (раздел 9)
• Попитай помощника (/accounting/copilot/ask) — въпроси на естествен език върху вашите книги с връзки към източниците и ясни откази, когато няма данни
• Одобрения (/accounting/copilot/approvals) — опашка с чернови от AI за одобряване или отхвърляне; само човек може да одобрява
• Автоосчетоводяване (/accounting/settings/auto-post) — правила за автоматично осчетоводяване по контрагент, винаги с таван на сумата, минимална увереност и лимит на месец; по подразбиране работи в режим „сенки“ (само предложения)
• Проверка преди затваряне — при „Периоди“ виждате какво блокира затварянето

17. За счетоводни фирми и управлявано счетоводство

Табло за клиенти

/accounting/clients е работният плот за няколко фирми:

• Здраве и статус на всеки клиент — отворени периоди, чернови, чакащи фактури, последна активност
• Тази седмица — обобщение на свършеното, предстоящото и закъснялото
• Срокове и сигнали — следващите 30 дни и предупреждения по клиенти
• Предложения за действие — какво да направите следващо

Набиране на нов клиент

/accounting/clients/new — въведете ЕИК, изберете пакет (месечен, ДДС + годишен, пълен), при желание поканете собственика по имейл. Firmify създава фирмата, зарежда сметкоплана, отваря периода и ви дава достъп като счетоводител.

Задачи към клиента

От картата на клиента (/accounting/clients/[companyId]) създавате задачи в клиентския портал — качване на документ, подпис, потвърждение или предоставяне на информация, с краен срок. Има и готови пакети задачи (месечен, ДДС, пълен).

Управлявано счетоводство

/accounting/managed — ако не искате да водите книгите сами, може да се абонирате Firmify да го прави вместо вас. Управляваният план включва и възможност за работа с повече от 5 клиента — при надвишаване системата ви насочва към този план.

18. Кога ви е нужен счетоводител

Firmify е достатъчен за самостоятелна работа, когато:

• нямате служители или имате няколко с проста ТРЗ
• имате до около 50 транзакции месечно
• дейността е еднородна (напр. само консултантски услуги)
• не търгувате интензивно с ЕС (ВОП, износ, тристранни операции)

Препоръчваме счетоводител за:

• ГФО с одит — задължителен за средни и големи предприятия
• Сложна ТРЗ — командировки, болнични, майчинство, граждански договори
• Международна търговия — ВОП, износ, тристранни операции
• Данъчна ревизия — професионална защита пред НАП
• Складови наличности — няма отделен складов интерфейс в модула

Трите неща, които не е добре да правите сами:

❌ Не подавайте ГФО без преглед — грешка в годишния отчет може да доведе до ревизия

❌ Не подавайте ДДС без проверка — отворете дневниците и проверете фактурите преди 14-то число

❌ Не пропускайте нулеви декларации — дори без дейност се подава нулева ДДС декларация

💡 Оптимален модел за малко ЕООД: водете сами текущото счетоводство с Firmify и наемете счетоводител само за годишното приключване и ГФО.

19. Свързани ръководства

• Месечен счетоводен чеклист за ЕООД
• Как се издава фактура за продажба
• Как се въвежда фактура за покупка
• Банков импорт и съгласуване
• ДДС справка-декларация
• Как се затваря счетоводен период
• Годишен финансов отчет (ГФО)
• Дълготрайни активи
• ТРЗ в Firmify
• Може ли собственик на ЕООД да води счетоводство сам?
• Счетоводен речник