Какво са фирмените документи?

Фирмените документи са стандартизирани бизнес документи, които всяка фирма използва в ежедневната си дейност — оферти, проформи, фактури, договори, приемо-предавателни протоколи и други.

За разлика от учредителните документи (учредителен акт, декларации), фирмените документи се създават многократно и се изпращат на клиенти, партньори и доставчици. Именно затова тяхната стандартизация и бързо генериране спестяват значително време.

В Firmify вече се създават оферта, проформа фактура и фактура към клиент — с попълнени фирмени данни, таблица с услуги и цени и експорт в PDF, без Word. Договор за услуга и приемо-предавателен протокол са планирани по-късно.

Видове бизнес документи

Оферта (налична в Firmify)

Офертата е предложение към потенциален клиент, което описва какви услуги предлагате, на каква цена и при какви условия. Тя е основният инструмент за привличане и затваряне на нови клиенти.

Проформа фактура (налична в Firmify)

Проформа фактурата е искане за плащане, което не е данъчен документ. Използва се, когато клиентът трябва да плати аванс или пълната сума преди издаване на фактура. В Firmify се попълва с фирмени и клиентски данни и редове за услуги.

Фактура към клиент (налична в Firmify)

Фактурата към клиент се генерира с ДДС режима, който избирате в съветника. За гранични сделки и резидентност потвърдете със счетоводител — документът не заменя счетоводен софтуер.

Договор за услуга (предстои)

Стандартен договор между две фирми за извършване на конкретна услуга. Определя обхват, срокове, цена и отговорности на двете страни.

Приемо-предавателен протокол (предстои)

Документ, удостоверяващ, че услуга е извършена и приета от клиента. Използва се като доказателство за изпълнение на договорни задължения.

Структура на офертата

По-долу е структурата на офертата. Проформата и фактурата ползват същите фирмени и клиентски данни и редове за услуги; при фактурата избирате и ДДС режим.

Професионалната оферта се състои от няколко задължителни секции:

Данни на изпълнителя

• Наименование на фирмата и ЕИК
• Адрес на управление
• Име на управител
• Телефон и имейл за контакт

Данни на получателя

• Наименование на клиента (фирма или физическо лице)
• ЕИК (ако е юридическо лице)
• Адрес
• Лице за контакт

Описание на услугите

Таблица с колони:

Описание	Количество	Единица	Ед. цена	Общо
Уеб дизайн	1	бр.	500.00	500.00
SEO оптимизация	3	месец	200.00	600.00

Суми

• Междинна сума (без ДДС)
• ДДС ставка и сума (ако фирмата е регистрирана по ДДС)
• Крайна сума

Условия

• Срок на валидност на офертата (напр. 14 дни)
• Условия за плащане (напр. 50% аванс, 50% при завършване)
• Допълнителни бележки

Чести грешки

Неструктурирано предложение

Оферта, написана като свободен текст в имейл, не вдъхва доверие. Структурираният документ с таблица, номер и дата показва професионализъм.

Непълни фирмени данни

Липса на ЕИК, адрес или име на управител може да предизвика съмнения в легитимността на предложението.

Неясни или закръглени цени

Клиентът трябва да вижда точно какво получава и на каква цена. Избягвайте фрази като „цената зависи от обема" — дайте конкретни числа.

Липса на срок на валидност

Оферта без краен срок създава неяснота за клиента и за вас. Стандартно е 7, 14 или 30 дни.

Ръчни изчисления

Грешки в сумите изглеждат непрофесионално. Автоматичното изчисление елиминира този риск.

Автоматизация с Firmify

С модула Фирмени документи на Firmify създавате оферта, проформа или фактура в три стъпки:

1. Попълнете данните — данните на фирмата се зареждат автоматично от профила ви. Добавяте клиента и услуги с количества и цени.

2. Прегледайте и платете — на стъпка „Преглед" виждате пълния документ. Плащате €9 с карта.

3. Изтеглете PDF — документът се генерира автоматично с професионален дизайн. Можете да го регенерирате неограничено.

Предимства

• Автоматично попълване — ЕИК, адрес и управител от регистрацията
• Автоматично изчисление — количество × единична цена, междинна сума и общо
• PDF + DOCX — готови за изпращане или допълнителна редакция
• Неограничено регенериране — промяна и повторно генериране след плащане
• Без абонамент — €9 на документ, без месечни такси

Научете повече в нашата статия за професионалните оферти.