Кога да смените

Смяната си струва, ако:

• дейността ви е опростяла и месечната такса вече не се изплаща
• комуникацията е бавна и сроковете се пропускат
• искате пълен контрол върху книгите и виждате всичко в реално време
• обратно — DIY вече не ви устройва заради растеж, служители или сложност

Преди да смените

1. Прочетете договора — срок за предизвестие, неуредени възнаграждения, клаузи за предаване на документи
2. Уредете плащанията — неплатени фактури често са причина за забавено предаване
3. Изберете дата на прехода — най-добре 1-во число на месец след подадена ДДС декларация
4. Проверете статуса на ангажиментите — ГФО за миналата година, годишна декларация, осигуровки; кой отговаря за тях
5. Поискайте писмено потвърждение за предадените документи

Какво да поискате от счетоводителя

Минете през този списък — без тези данни началните салда и първият период ще са мъчителни:

• Оборотна ведомост към датата на прехода
• Главна книга за текущата година
• ДДС дневници и подадени декларации за всички месеци
• Отворени фактури за продажби и покупки (вземания и задължения)
• Регистър на ДМА с натрупаната амортизация
• ТРЗ документация — фишове, Д1/Д6, осигурителни декларации
• Банкови извлечения и потвърждения за салдата
• Актове, договори и важна кореспонденция с НАП

💡 Съвет: поискайте данните в Excel/CSV, не само на хартия или PDF. Ако досегашният счетоводител работи в счетоводен софтуер, експортът обикновено е няколко файла. Счетоводната информация е на фирмата, а не на кантората — предаването е стандартна практика, дори когато договорът не го описва изрично.

Начални салда и настройка в Firmify

1. Настройте книгите — Настройка създава сметкоплан, период и ДДС период
2. Въведете начални салда — от Интеграции → Начални салда качете CSV с код на сметка, дебит и кредит; системата проверява баланса преди запис
3. Добавете контрагенти и банкови сметки — с ЕИК/ДДС номера и IBAN
4. Пренесете отворените фактури — вземанията и задълженията, които още не са платени
5. Сверка — сравнете оборотната ведомост в Firmify с тази на досегашния счетоводител към същата дата; разликите трябва да са нула или обяснени
6. Проверете ДДС периода — отворете месеца на прехода и се уверете, че фактурите след датата влизат в него

Първите 90 дни

• Месец 1: работете паралелно — водите в Firmify, но сравнявате с последния отчет на счетоводителя; подайте ДДС навреме
• Месец 2: затворете ДДС периода и направете първото си затваряне на счетоводен период
• Месец 3: прегледайте оборотната ведомост и финансовите справки с „чисти очи“; коригирайте процесите

През този период си водете бележки за въпросите — ако в края на тримесечието все още се чувствате несигурни, един платен час със счетоводител ще ги изчисти.

Ако решите да се върнете към счетоводител

Обратният преход е по-лесен, ако сте водили книгите в Firmify:

1. Поканете счетоводителя с роля „Счетоводител“ от Настройки → Достъп
2. Дайте му достъп само до съответната фирма — без имейли и файлове
3. Изтеглете одитния експорт като резервно копие
4. Уговорете обхвата: само годишно приключване (хибриден модел) или пълно обслужване

Ако кантората работи с друг софтуер, пакетът от данни (оборотна ведомост, главна книга, ДДС дневници, ДМА, ТРЗ) се приема без проблем — това е стандартна практика при смяна на счетоводител.

Спазване на сроковете

Смяната не отменя нито един срок. Проверете:

Ако преходът съвпадне със срок, уговорете изрично кой го поема — писменно.